Un dia en l'empresa de pràctiques: procés acadèmic i administratiu per matricular un alumne.

Em dic Rodney Ramos i faig les pràctiques en la recepció de l'Escola d'Adults de Sant Celoni i la meva tutora és diu Antònia Montal.

En aquesta entrada us explicaré el procés administratiu que es fa per a preinscriure i matricular a un alumne en l'escola d'adults. 

Primer de tot, és mirar les places vacants, un cop s’han matriculat els alumnes actuals de l’escola.

Per fer el procés de preinscripció i matrícula utilitzarem un programa que es diu “SoftAula”, aquest programa està pensat per centres de formació i permet gestionar alumnes, aules, empreses, tutors, professors... També ens permet fer preinscripcions, matrícules, horaris... amb l'avantatge que totes les taules estan interrelacionades entre elles.

Quan una persona ve a preguntar per un curs, li donem hora perquè faci una entrevista amb un tutor o tutora i l’informem que ha de portar tota la documentació acadèmica que tingui.

Un cop ha fet l’entrevista d’orientació formativa el professor o assessor li dona un full del curs en el qual s’ha de preinscriure.

Aleshores, des d’administració fem:

1. Emplenem la fitxa de l’alumne/a amb les dades personals, adreça, telèfons, correu electrònic, nivell d’estudis, situació laboral i ja podem fer-li la preinscripció al curs recomanat pel tutor/a.
2. Imprimim la fitxa de l’alumne/a i el document de preinscripció que s’ha de passar per registre, li donem una còpia de la preinscripció amb un full informatiu del calendari del procés de preinscripció i matrícula.
3. Un cop acabat el període de preinscripció hem de puntuar les preinscripcions segons diversos criteris (si són de Sant Celoni o forans, criteris socials o si han de cursar assignatures específiques).
4. Seguidament, publicarem la llista de les persones admeses amb la puntuació que han obtingut i al costat, la data i l’hora que han de fer la matrícula. En aquesta llista també hem d'anotar les persones que han quedat en llista d’espera.
5. Un cop publicats tots els llistats, les persones admeses han de venir a matricular-se en l’horari que tenen assignat, s’hi tenen algun problema amb l’horari podem assignar-li un altre. 
6. Quan els fem la matrícula anem a la preinscripció, la convertim en matrícula, li assignem grup, imprimim el full de matrícula per duplicat i el registrem.
7. Quan ja els hem matriculat generem el full de pagament amb el programa d’ingressos de l’ajuntament. Poden pagar amb targeta de crèdit odèbit, si es així, els hi cobrem l’import amb el terminal i seguidament generem el justificant de pagament. En cas que no paguin amb targeta, els hi donem dos fulls perquè hi vagin a pagar al banc i un ens el quedem nosaltres signat.
8. Quan s’ha acabat el període de matriculació, mirem les places vacants i si n’hi ha, truquem a les persones que han quedat en llista d’espera.
9. Si encara es període de matriculació i queden places li donem hora d’entrevista amb els tutors. En aquest cas ja passen directament a matricular-se, es a dir, no fan la preinscripció, perquè el període ja ha finalitzat.

Com he fet el miniprojecte?

Primer Antònia, la meva tutora de l'empresa de pràctiques, em va haver d'explicar una mica per sobre el procés de preinscripció i matriculació, ja que jo només havia fet una part del procés. Després, la meva tutora em va donar un full on explicava els pasos que s'havien de fer en el procés i l'horari en el qual es feia.

A partir del full vaig haver d'argumentar cada apartat del procés, ja que només deia els pasos, no ho explicava. Ho vaig fer amb l'ajuda de la meva tutora, perquè era un procés bastant liós.

Al final, vaig decidir explicar una mica el pograma informàtic "SoftAula" perquè la majoria del procés es feia amb aquest programa.

Autor: Rodney Ramos